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浅谈如何加强收费站文书档案管理工作

更新时间:2024-06-01 15:51:20点击次数:77次

作者:杜丽娇  字数:2096

      为进一步提升基层收费站档案管理水平,使档案资料能够更好、更有效地为收费站生产经营、基础设施建设、建章立制等多项工作服务,下面我就结合基层收费站档案管理工作浅谈如何做好基层收费站档案管理:
      一、梳理大纲、明确方向。首先要做好大纲整理工作,为后期工作奠定良好的基础。在前期梳理的《档案分类目录表》基础上,对接文件资料情况、档案整理现状进行调研,整合资源,梳理脉络,明确大类代号后,进一步征求负责人意见,共同协商讨论,最终确认归档档案名称、归档档案周期、保管权限归属、归档文件范围等五个方面内容,编制出档案管理小类代号、档案编号等,再通过档案编号细化内页档案目录,制定出了收费站档案分类总目录表,为后期收集整理工作奠定了基础。
      二、分类整理,装盒成册。按照类别逐项整理,先按照档案目录大纲大类序名称,如收费站党建情况资料、收费员工作情况记录本、收费站特殊情况记录本按照分类归档,及时将已使用过的收费员工作日志本按照按年度划分归档区域,分别按照档案名称,制定标识档案盒侧面标签并打印装盒。将所有档案盒侧面标签安装完成后,张贴档案编号,通过分类,整理、编目、编写编制说明,装盒上架。

      三、健全机制,强化管理。在档案资料有序存档的基础下,结合实际情况,建立健全档案管理制度,明确各资料保管年限、机密程度,完善档案管理查阅、移交等制度,通过完备的制度做好收费站的档案管理工作。档案管理缺乏完善制度,档案分类不规范。目前,我省高速公路收费站档案管理中缺乏以及没有统一的管理制度,分类不规范,不完善的档案管理制度不能对档案管理中的收集和分类工作进行有效监督,从而导致材料整理不及时或档案材料丢失,制约了高速公路档案管理工作的顺利开展。
      四、认真工作、规范整理。确定了档案的保管期限和分类顺序后,就进入档案的装订、打号目录录入装盒环节。这个环节相对来说比较简单,但越是简单就越容易出错,因此一定要做到认真、仔细。就拿装订文件来说,对页数较多的档案应实行三孔一线装订法,少页的可直接用双面胶粘到一起。装订时一定要注意每份文件的针孔间距、页边距要一样,否则装订出来会不太美观。打号也同样如此,打号时数字及各刻章要配套使用,大小相同,油墨均匀,从而使所有文件都统一、整洁、规范,录入目录时要注意错别字和录入项目的完整,装盒时要放入目录,对可以互见的文件进行标注,以备查询。
      最后档案管理人员要做好记录、整理、保管工作,并做好防潮、防蛀、防霉工作。以保证所需时能够迅速、准确地查找档案资料。一是档案的收集要全面 ,档案的收集是档案整理的第一步,档案资料的齐全与否直接影响着整体档案的利用价值。因此,这就要求档案管理者在收集档案时一定要面面俱到,对上级来文以及站内发文、会议记录、年度荣誉录、人员信息、职工培训、安全内业资料、责任状等本站产生的档案资料都要收集齐全。为了防止档案资料的丢失,最好采取统一收集的形式,可在新一年的年初对所有日常档案盒内的档案资料进行清理,同时对各科室的档案资料进行收集,统一更新替换,确保档案资料的齐全。 二是档案的分类要合理 档案的分类是档案整理中的关键一步,档案的分类是否合理不但直接关系到档案保管的便利与否,还直接决定着档案工作的成效。由于收费站科室设置比较单一,目前比较普遍采用的是年度——问题分类法,即同一年度同一保管期限内将相同问题的文件资料放到一起。这时,有两点要提起注意: 一是保管期限的分类。保管期限的分类是档案分类的开始,要严格按照本单位档案资料保管期限标准进行,对于永久和长期保存的文件分类要特别慎重,不确定的文件最好实行“就长不就短”的原则,以防因档案资料使用时因存放时间过短已被销毁无法查询。保管期限的分类标准应形成常态化,逐年对应,以便于查找。 二是同一保管期限下不同类文件的分类与排列。在同一保管期限内,首先应确定责任单位,将同一责任单位的文件放到一起,然后在相同责任单位下将相同类问题的文件放到一起,随后按照重要程度对不同类的问题进行排列。对于收费站来说,最好将与收费工作相关的问题放在最前方,随后是安全、行政、人事、党群、其他等。值得一提的是,所有保管期限下可以都按照此顺序进行排列,不但便于分类,还可以大大提高检索效率,提高档案的利用率。 三、档案的整理要规范 确定了档案的保管期限和分类顺序后,就进入档案的装订、打号目录录入、扫描和装盒环节。这个环节相对来说比较简单,但越是简单就越容易出错,因此一定要做到认真、仔细。

      总之,文书档案的整理是一项非常艰巨而重要的工作,要做好此项工作,还要求档案人员要建立健全完善的档案管理制度、加强档案的日常检查,为了能够全面提高档案管理工作开展的效率,则需要确保档案管理工作人员具备一定的责任意识,并正确认识到自身工作开展的重要性,积极提高自身的专业水平,从而保障档案管理工作顺利开展。这样才可以切实提高文书档案的利用效果,切实发挥档案的作用,实现档案的保存价值。只有全面落实每一环节工作,才能够引导档案管理工作人员树立正确的工作理念,并全身心的投入到工作当中,提高档案管理工作的效率,严格遵守各项规章制度。

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