浅谈如何做好办公室管理工作
2019-09-20 15:37:54   来源:容城站   评论:0 点击:

作者:刘静   字数:2051
      办公室工作已经快三年了,对办公室工作有了一定了解和认知,办公室工作千头万绪、繁杂琐碎、事无巨细,突然性的工作时有发生。随着办公室职能的多元化发展,对办公室人员的基本素质提出了更多更高的要求。收费站办公室处于“最前沿、最核心、最敏感”的位置,既需要与公司各部室、地方单位做好沟通、联系,又要及时做好信息集中、传达,既要负责行政管理和运转保障,又要负责信息宣传和调查研究。如何做好办公室管理工作,有以下几方面体验:
      一、不断加强自身学习,提高业务水平。
      办公室是收费站的综合协调部门,是站领导指挥全局的中枢,是联系上下、沟通左右的纽带,是贯彻落实站领导决策、意图的核心力量。要想干好办公室工作,就必须做到勤奋好学,积极进取,有强烈的事业心、责任感。在工作中勤于观察、善于思考、勇于实践。敢于创新。办公室的工作千头万绪,事务督办、文件起草、档案管理、考勤管理、文件批转、会议安排、迎来送往及用车管理等等。面对繁杂琐碎的大量事务性工作,办公室人员应自我强化工作意识,加快工作节奏,提高工作效率,冷静处理各项事务,力求快速、周全、准确、适度,避免疏漏和差错。基层收费站办公室更是注重以文辅政,所以办公室人员应具备超强的业务素质。1.学习提高公文写作能力。写作各类公文、总结、宣传等材料是办公室最为经常性的工作,要完成好这项工作,就必须具备熟练的书面表达技巧和谋篇布局的文字运用能力,做到行文流畅、语言得当、内容准确、格式规范。2.增强组织协调能力。办公室人员常要参与调研、收集信息。做好内外、上下组织协调工作,协调好站领导与各班组、科室之间的关系,为收费站创造良好和谐的工作环境、生活环境和社会环境。3.增强高效办事能力。能否较好的处理各种事务,解决职责内的问题,主要有较强的理解与沟通能力,即能快速理解上级领导决策意图、能善于调动自己的知识才鞥,敏锐观察和思索,能及时抓住事物的关键和实质,提出有效解决方案并圆满完成。
      二、立足本职、求真务实、当好收费站“内管家”。
      办公室工作头绪多、婆婆多、服务对象多、方方面面应酬多、事情多而繁杂,而且哪方面做的稍有不慎不周,就会产生不良影响。虽然工作难度大,但每一项工作与全局都有着密切联系,要做好办公室工作就要理清思路,分清轻重缓急,统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序。对工作中的矛盾要善于思考,要有强烈的事业心和责任感。工作要脚踏实地,真抓实干,立减浮夸,不计个人得失,在工作任务较重时需冷静思考一一落实,工作要讲实话,向领导报实情。另外办公室工作要以事业为重,不能掺杂个人感情,凭个人意志办事;要互帮互助,共同进步;要堂堂正正做人,踏踏实实做事;要建立健全严格规范的工作制度和办事程序,这是做好办公室工作的基础和保证,提高办公室整体工作效率。办公室同事间建立良好的工作关系,善于发现其各自的优点,尺有所短、寸有所长,善于利用其长处,并将其充分运用到工作当中。
      三、制定目标、落实责任、确保每一项工作落到实处。
      收费站办公室岗位明确,大部分是具体的事务性工作,如果没有明确的工作目标和岗位职责,容易造成工作交叉重叠,或者出现相互推诿,某些工作出现空白,无人国文落实的情况。。杜绝出现上述情况:1.工作要有目标和计划,要做到年有工作要点,季有工作计划,月有情况通报,周有工作安排。2.对公司确定的任务和领导关心的热点、焦点、重点问题和工作,要严格督办督查,确保在规定时间内完成。3.要合理分工,根据办公室的工作职责,制定各个岗位人员的工作职责,落实指标,各司其职,各尽其责。同时,要坚持权责一致的原则,加强对各个岗位的考核,依据考核结果兑现奖惩,使办公室每位成员都优质高效的完成各自承担的工作任务。实现人人有事做,事事有人管的管理目标。
      四、齐心协力、搞好合作。
      办公室是一个小团体,办公室工作既要通过细密的分工,各司其职,各负其责,从而提高工作效率;又要围绕同一个目标、任务,互相沟通,加强合作,形成强大合力,形成互相帮助、互相合作的工作氛围,避免出现“各自为政”“一盘散沙”的现象。办公室是个综合部门,很多事情都需要大家合力才能完成,必须树立整体观念,分工不分家,要有大局意识和主人翁意识,团结为重,和衷共济,相互支持配合,充分发挥和挖掘大家的能力、潜力,才能确保各项工作有条不紊、扎实有效。
      五、做到淡泊名利、甘愿奉献。
      办公室工作繁琐、重复、单调,但又要经常与事、钱、物打交道,所以要耐得住寂寞,抵得住诱惑,经得住检验。要有甘愿当“老黄牛”的思想准备。在自己的岗位上尽职尽责、事事关心、处处留心、时时细心,从而使各项工作具有预见性和前瞻性,把握主动性,要保守秘密,由于经常参加各种会议,接触文件、通知多,信息灵通,所以有损于团结的话不说,积极维护领导班子的团结和干部稳定,确保各项工作顺利开展。
      六、善于总结,提高工作能力。
      善于在日常工作中对实际问题进行理性思考,不断摸索和掌握各项工作的内在规律,努力做到在实干之中勤于思考,在忙碌之余善于总结,使各项工作在实践中不断得到改进。
      有思路才有出路,有眼光才有高度,因此办公室人员要注重对科学发展的学习、理解、思考、探索,以一种改革的精神去思考各研究本职工作,敢于推陈出新,做到方方面面求突破,点点滴滴求发展。以高能力、高标准、高素质、高形象为公司发展,为适应雄安新区建设提供坚强支撑。

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